🚀 Tip 3: Boost Je Productiviteit met De Ultieme Takenlijst! 🚀

Takenlijst

We kennen het allemaal wel overal lijstjes aan taken/werkzaamheden die ons de hele tijd bezighouden. Bang zijn dat we dingen vergeten of deadlines missen. Dat stopt vandaag door het maken van één totale takenlijst.

Wat levert het je op

Even in het kort wat levert het je op:

• 🎯 Verbeterde focus: een enkele takenlijst helpt u uw taken te prioriteren en de focus te behouden op wat er echt toe doet;‍
• 🌊 Rust: met één centrale lijst is de kans kleiner dat u belangrijke taken over het hoofd ziet;‍
• ⏰ Tijdsbesparing: Maar één lijst die u moet onderhouden en geen tijd meer verloren naar het zoeken naar werkzaamheden tussen alle verschillende lijstjes;‍
• 😌 Minder stress: Het vereenvoudigen van uw taakbeheer door lijsten te consolideren is mentaal simpeler en het gevoel van overweldigd te zijn verminderd;‍
• 📆 Duidelijke prioritering: met één lijst kunt u taken duidelijk en makkelijker prioriteren op basis van belang en deadlines;‍
• 🎯 Beter doelen bijhouden: als u lange termijn doelen of projecten hebt kan een enkele takenlijst u helpen deze op te splitsen in beheersbare taken zodat uw voortgang effectiever kan bijhouden;‍
• 📋 Verbeterde verantwoordelijkheid: wanneer al uw taken zich op één plek bevinden weet u waarvoor u verantwoordelijk bent;‍
• 🤔 Verbeterde besluitvorming: een geconsolideerde lijst maakt het gemakkelijker om on-the-fly beslissingen te nemen over waar je vervolgens aan moet werken.

Takenlijst, ga voor digitaal:

Voor dat we naar de inhoud gaan, eerst nog wat tips over je te maken takenlijst maar als eerste doe dit sowieso digitaal:

• Massaal wijzigen: Je takenlijst zal continue veranderen en het is dus slim om iets te creëren waarbij je snel (massaal) handelingen kan doorvoeren. In de basis werkt MS Excel, Google Sheets prima hiervoor. Daarnaast heb je tal van ToDo applicaties die ook prima werken;
• Altijd beschikbaar: Het is fijn als je de takenlijst altijd bij de hand heb. Dus zowel op je laptop als op je telefoon werkt;
• Samenwerken: Werk je samen met elkaar? Dan zou ik gaan voor een optie waarbij je de voortgang van elkaar kan zien. Hier geld echt, in je eentje ga je sneller maar samen kom je verder. Op deze manier kunnen jullie elkaar de helpende hand toereiken en eventuele belemmeringen met elkaar opheffen.
• Leren: Wil je leren van wat jij en je collega's gedaan hebben, onderzoeken waar je/jullie beter kunnen, zien wat de status is van je projecten of de voortgang van jullie (afdelings-) doelen. Ga dan op zijn minst voor een oplossing met tijdregistratie.

Tip: Veel ERP of soms zelfs boekhoud systemen hebben iets waarmee je een soort van een takenlijst kan creëren. Vaak super vanuit een financieel / boekhoudkundig standpunt maar vraag je echt af of dit de oplossing is om snel inzicht te hebben in wat er van je verwacht wordt en op welk termijn. Is het echt een vervanging van je takenlijst.

Inhoud takenlijst

Nu we al deze informatie hebben laten we eens gaan kijken wat je minimaal moet kunnen vastleggen van een taak:

• Datum: Wanneer is deze aan je takenlijst toegevoegd. Het geeft inzicht in de ouderdom van je taak;
• Omschrijving: Even in het kort wat betreft het. Is maar een zin groot;
• Memo: Iets meer uitleg dan hierboven. Hier schrijf je alle informatie in die van belang is;
• Opdrachtgever: Wie heeft je dit gevraagd te doen. Dus organisatie en/ of medewerker;
• Werkload: Hoeveel tijd denk je dat er nodig is om het werk uit te voeren;
• Prioriteit: hoe belangrijk is het;
• Verwachtingsdatum: De datum waarvan men verwacht dat je het af hebt?
• Plandatum: De (laatste) datum waarop je deze werkzaamheden in je agenda heb gezet om eraan te werken;
• Afgerond: datum dat je het hebt afgerond / opgeleverd hebt;

Daarnaast kan het voor jou handig zijn om nog extra zaken op te nemen zodat je snel de takenlijst kan filteren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: (Doel, Project, Afdeling, Klantnaam, meeting-soort, Label). Die laatste kan je gebruiken om iets te typeren. Daar kan je dan meerdere zaken inzetten. Bijvoorbeeld een naam van een collega of een locatie. Spreek je een collega en gelijk heb je inzicht in wat je wilde bespreken. Of juist als je op een bepaalde locatie bent dat je daar even aan denkt. Sommige nemen een kolom ochtend/middag op. Dus welk moment van de dag zouden ze eraan willen werken.

De takenlijst creëren

Nu we weten waarom we dit willen is de vraag hoe pak je zoiets aan? Want zonder dat we het echt beseffen staan er overal taken voor ons klaar waar verwacht wordt dat we eraan werken. We gaan eerst vanuit al deze plekken onze taken halen en ze in één takenlijst zetten.

• Meetings: Taken van meetings in de notullen. Dit is echt een NO-GO. Stel je hebt een meeting en vanuit de meeting worden er afspraken gemaakt wie wat moet doen. Vaak zie je dan dat er aantekeningen worden gemaakt die we met elkaar delen en daar staat ook in wat we van elkaar verwachten. Prima voor de meeting en de voortgang maar zet wel jouw taken in je eigen takenlijst. Je wil niet de taken van verschillende meetings in verschillende documenten hebben staan;
• Mail: Ook je mail staat vol met taken. Ook dat gaan we nu beëindigen. Als je een mailtje ontvangt waardoor jij iets moet doen dan maak je daar een taak voor aan in je takenlijst. Je mail zelf archiveer je daarna per direct. In een andere post zullen we hier verder in detail op terug komen. Maarj e in-box wil je echt leeg hebben. En nee als jij 100+ mails of misschien wel 1000+ mails in je in-box hebt staan. niet getreurd je zeker niet de enige;
• Aantekeningen: Het maakt niet uit waar je aantekeningen van hebt gemaakt vaak staan ze boordevol gedachtes/ideeën/taken. Zorg ervoor dat je periodiek je aantekeningen behandel. Lees ze door, wil of moet je er nog iets mee? Ja, maak taken aan in je takenlijst en handel daarmee dit deel van je aantekeningen af. Pas als je deze taak oppakt kijk je weer naar deze aantekeningen. Voor nu klaar ermee, weer een hoofdstukje afgesloten. Heb je digitale aantekeningen dan kan je vaak hier aparte mapjes voor maken of een status aan toevoegen. Op papier zet ik er zelf een vinkje boven aan als ik dit gedaan hen en een krul als ik het helemaal afgehandeld heb;
• Overige: Waar staan er bij jou nog meer taken? Denk maar eens aan je voice recorder, Trello/Kanban board, Projecten, Notities, foto's, Opmerkingen in je afspraken in je agenda, Afdelingsnotities, … De verschillende lijsten lijken soms wel eindeloos.

Waarschijnlijk kom je in de toekomst nog een paar plekken tegen waar taken voor je in staan. Geen probleem die zet je dan gelijk in je nieuwe totale takenlijst. Heb je heel veel verschillende soorten lijsten dan kan je er ook voor kiezen om dit in delen op te nemen in de nieuwe takenlijst. Een volle dag alleen hieraan besteden wordt natuurlijk niemand blij van.

Een flinke stap vooruit

Door dit te doen heb je twee belangrijke zaken gerealiseerd:

1. Overzicht = inzicht; Je hebt overzicht en daarmee inzicht wat je allemaal nog moet doen. Dat zal best schrikken zijn als je dat zo allemaal op een rijtje hebt staan. Maar het is echt heel goed en fijn want nu zie je beter wat belangrijk is en wat niet en kan je daarop handelen.
2. In control; Je bent weer in control op je eigen werk. Dit kan wel eens lastig zijn voor anderen maar hoe vaak komt het niet voor dat iemand even wat werkzaamheden naar je toe schuift zonder echt overleg. Ineens heb je weer een paar dagen extra werk deze week en jij mag maar kijken hoe je de rest van je werkzaamheden oplost. Deze manier van werken past alleen als er afspraken zijn gemaakt hoeveel uur per week, en het liefst wanneer, je ergens aan meewerkt. Gedurende deze tijden mag dan iemand anders bepalen waar jij aan werk.

‍

P.S. wil je ook de toekomstige tips automatisch ontvangen? Schrijf je dan hieronder direct in voor onze nieuwsbrief of link gerust met me LinkedIn om andere tips automatisch te ontvangen. Laten we samen productiever worden! 🤝