Prioriteitenmatrix van Eisenhower: Minder doen, zodat je meer kan doen!
Gezien we met een aangepaste versie van de Eisenhower methode werken, ook wel de Eisenhower Matrix genoemd, (zie afbeelding hier beneden) hebben we goed in kaart welke werkzaamheden er toe doen en dus ook welke er in mindere mate toe doen om de doelen te behalen. Het zijn feitelijk de werkzaamheden die je juist afleiden om je doelen te behalen. Dus van belang om kritisch te kijken naar de taken met de prioriteit Avoid, Limit.
Prioriteitenmatrix onderdeel: Avoid & Limit
Binnen Sileram kan je eenvoudig deze 'onbelangrijke' werkzaamheden bekijken/groeperen. Dit zijn dus de taken waarvan kritisch bekeken kan worden of je ze kan elimineren.
Avoid, urgent en niet belangrijk: optimaliseren
In het onderdeel van de prioriteitenmatrix Avoid vind je de zaken die om je aandacht schreeuwen maar feitelijk niks bijdragen aan het langere termijn doel. Een voorbeeld is een collega komt naar je toe dat zijn/haar stoel kapot is. Zeer irritant natuurlijk. Eerste oplossing pak even een andere stoel en door. Oké wat ga je nu doen? De stoel mee naar huis nemen en deze daar proberen te repareren? Nee waarschijnlijk niet, dus denk bij veel van dit soort taken hoe kan ik er vanaf komen'. Hoe kost mij dit zo weinig mogelijk tijd en kunnen de medewerkers zelf deze beslissing nemen, zodat je helemaal niet 'lastig gevallen' wordt.
Als je uiteindelijk veel van dit soort zaken hebt in de organisatie kan het slim zijn om hier iemand speciaal voor aan te nemen of te outsourcen, zodat iedereen ontlast wordt en met zijn/haar echte werk kan bezig houden.
Tip: Analyseer periodiek hoe deze taken ontstaan en kijk of je een oplossing kan bedenken zodat dit niet meer voorkomt. Denk aan de leverancier komt 2x per jaar langs om stoelen / meubels / kasten te controleren.
Limit, niet urgent en niet belangrijk: schrappen, pauzeren of uitvoeren.
In het onderdeel van de prioriteitenmatrix Limid staan al die tal van zaken die maar blijven liggen. Ze kunnen mogelijk vervelend zijn, maar waar we soms letterlijk langslopen. Vaak niet echt duidelijk wie er verantwoordelijk voor is. Denk aan een opslagruimte wat een rommel is geworden of een digitaal archief. Niet urgent en ook niet echt van belang voor de business.
Er zal gekozen moeten worden bij dit soort taken zodat het duidelijk wordt en het niet blijft vervelen. Maak een keuze uit een van deze drie opties per taak en daarna verder aan het werk:
- Dit gaan we echt nooit doen. Duidelijke keuze en weg ermee;
- Dit gaan we nu zeker niet doen. Pauzeer deze voor zeg een half jaar. Dan komt hij pas weer naar boven via de voorraadlijst. Vraag je zelf wel af wat zou er over een half jaar anders zijn, voordat je deze optie kiest. Anders ben je straks alleen maar aan het doorschuiven.
- Maak hem van belang, pas je doelen aan of hang hem onder een van je doelen / waarden en upgrade de taak naar iets wat gepland de Focus krijgt.
Terug naar ons voorbeeld: Als je bijvoorbeeld ziet dat medewerkers zich er aan irriteren of misschien zelfs de situatie onveilig is, acteer! Maak de taak van belang, pas je doelen aan of hang de taak onder een van je doelen / waarden en upgrade de taak naar iets wat gepland de Focus krijgt.
Resumé: Gebruik dus de Eisenhower methode en verminder je werk door goed te kijken naar de taken: Avoid: probeer te delegeren, houd de hoeveelheid en soort taken in de gaten en als iets vaak voorkomt, maak er een standaard procedure voor. Limit: Maak een keuze, schrappen, pauzeren of uitvoeren.
