Werkstress verminderen

Werkstress wat is het en wat kun je eraan doen.

Voordat we werkstress kunnen aanpakken is het wel goed om een beetje achtergrondinformatie te hebben 'wat het is' en 'wat de gevolgen kunnen zijn'. Daarna geven we een aantal handvatten hoe je stress op de werkvloer kunt aanpakken.

Soorten werkstress

Volgens het Instituut voor Stress Preventie in Leiden bestaan er drie soorten stress:

• Spannende stress: Deze kortdurende stress is prima. Het helpt je te presteren als je bijvoorbeeld iets spannends gaat doen.
• Frustrerende stress: Af en toe is prima. Denk aan te laat komen doordat je in de file staat of iets niet voor elkaar krijgt.
• Schadelijke stress: Dit is gewoon weg slecht. Denk hierbij aan gepest worden, maar ook als een werknemer langdurig boven zijn kunnen moet presteren. Ook een traumatische ervaring kan dit bewerkstelligen. Als de spanning aanhoudt en je lichaam niet terug keert naar zijn rustniveau, spreken we over chronische stress.

Klachten werkstress

Als je eenmaal veel werkstress ervaart en jouw lichaam niet meer tot rust komt, kunnen daar problemen door ontstaan. Bij ieder persoon zal dat weer anders zijn. De symptomen die je kunt ervaren zijn een of meerdere van onderstaande uitingen:

• Fysiek: hoofdpijn, rugpijn, stijve schouder;
• Psychische: snel geïrriteerd en gefrustreerd, snel huilen, ongelukkigheid, machteloosheid en somber zijn;
• Gedrag: bazigheid, snauwerigheid, extreem kritisch naar anderen, overmatig eten, drinken, roken;
• Geestelijk: last van concentratieproblemen, moeite met helder nadenken, vergeetachtigheid, geheugenproblemen, vermindering van creativiteit en/of oplossend vermogen.

Oorzaken werkstress

Over het algemeen worden er zes oorzaken van werkstress benoemd. Deze gaan we verder bekijken en geven we aan wat Sileram hierin kan betekenen.

1. Hoge werkdruk (door te veel of te moeilijk werk)

Door gebruik te maken van Sileram, genereer je inzichten in welke werkzaamheden iemand doet en hoeveel werk er bij iemand ligt. Door daarnaast inzicht te bieden hoe het werk is verdeeld ten opzichte van andere medewerkers, kan je dus meteen zien of iemand gemakkelijk of juist moeite heeft met het uitvoeren van zijn of haar taken en/of veel meer uren maakt. En nee, dit alleen bepaald niet of iemand stress ervaart. Je kunt wel waardering uitspreken aan iemand die veel werk verzet of met iemand een gesprek aangaan om te zien waarom hij/zij moeite heeft om de werkzaamheden uit te voeren. Dit gesprek alleen al zal gewaardeerd worden en geeft het gevoel dat er oog is voor diegene.

‍

2. Te makkelijk werk

Wat je hier ziet is dat iemand de werkzaamheden veel sneller af heeft dan je zou mogen verwachten. In de extra tijd die vrij is gekomen, zie je dat deze medewerker dan niet direct nuttig werk gaat doen, maar juist zijn tijd gaat verdoen met onbelangrijke zaken. De gevolgen hiervan kunnen een bore-out genereren. Ook dit brengen we met Sileram weer duidelijk in kaart.

Een lastiger probleem welke hier ook onder valt is saai werk. In dit geval zal je zien dat iemand helemaal niet snel het werk af heeft, maar er vaak er langer over doet. Concentreren wordt een probleem, omdat het zo saai is. Wat je hierbij ziet is dat de medewerker veel vaker werkt aan een taak, maar korter per keer dan collega's. En ook dat maakt Sileram inzichtelijk.

Beide gevallen kunnen bij de medewerker leiden tot een bore-out.

3. Onduidelijkheid over je taken

Dit is één van de kernitems van Sileram; het inzichtelijk maken van taken en verwachtingen. Door middel van ons vijf stappen model beschrijft de medewerker heldere taken, waarmee de verwachtingen duidelijk zijn voor andere collega's en de leidinggevende.

1. Beschrijf in een korte zin wat er moet gebeuren (description)
2. Werkomschrijving (memo)
3. Duur (work)
4. Prioriteit (via de Eisenhower methode)
5. Planning (wanneer af en door wie)

‍

4. Een slechte relatie of een conflict met je leidinggevende of een collega

Als we eerlijk zijn, weten we het allemaal als dit speelt. Het lastige is dat we van nature conflictvermijdend zijn en er daardoor veel te lang mee doorlopen. Hier zit zeker een grote rol in voor de leidinggevende. Als leidinggevende weet je om te gaan met verschillen in je team. Je wilt een goed samenwerkend team en conflicten zitten medewekers in de weg om optimaal te presteren. Natuurlijk dicteer je niet de oplossing, want dat zal uiteindelijk op de langere termijn niet werken.

Probeer deze vijf stappen om samen tot een werkbare oplossing te komen.

1. Erken de vervelende situatie en wees bereid deze na eerst goed luisteren op te lossen. Oftewel maak het bespreekbaar en neem je tijd hiervoor.
2. Ontdek waar het conflict echt over gaat. Vaak is er iets anders aan de hand, dan waar het in eerste instantie op lijkt. Wat is de achterliggende oorzaak van het conflict en vraag zonder oordelen goed door.
3. Luister naar alle standpunten. Iets wat voor de een fijn is kan voor de ander lastig zijn. Praat hier over, zodat je dat ook van elkaar begrijpt. Dit kan lastig zijn en stel je kwetsbaar en open op. Maar weet dat het eigenlijk heel krachtig is als je dat durft. Soms is het uitspreken dat je het vervelend vindt hoe iemand zich voelt al voldoende en is het probleem al opgelost doordat de ander zich gehoord en gezien voelt.
4. Samen zoeken naar een oplossing. Nu je weet wat er speelt, wat is dan de oplossing die voor iedereen goed voelt. Hoe kun je samen werken aan de oplossing. Vaak is bij het echt een heel simpel dingetje.
5. Overeenstemming bereiken en afspraken maken. Als blijkt dat je (beiden) iets moet veranderen zet dit op papier. Het kan zo simpel zijn, zoals niet door elkaar heen praten, altijd het laatste woord hebben, (privé) bellen aan je bureau enzovoort.

De meest voorkomende conflicten zijn Verschil van persoonlijkheid, Discriminatie, Leiderschap, Machtsconflicten, Tegengestelde belangen, Conflicten rondom het creatieve proces.

5. Niet gewaardeerd worden

Veel leidinggevenden zijn druk met de waan van de dag (de ratrace) en met de zorg dat je afdeling / team alles en op tijd gedaan krijgt. Niet gewaardeerd worden, kun je ook vertalen naar niet gehoord en/of gezien worden. Als je dit goed wilt doen, kun je de volgende vier stappen hanteren.

1. Zet de doelen uiteen voor de komende periode;
2. Bepaal wie aan welke doelen gaat werken;
3. Afhankelijk van de organisatie laat je team verder de taken aanmaken die nodig zijn om de doelen te behalen die je aan hen gegeven hebt en laat ze deze onderling verdelen;
4. Ga periodiek met de medewerkers zitten om hun impact samen door te nemen.

Dit hoeft echt niet lang te duren 15 á 20 minuten is dan echt meer dan voldoende. Je pakt de gegevens van Sileram erbij en bespreekt de resultaten. Wat zie je: wat gaat goed en wat heeft aandacht nodig. Tijdens dit gesprek kan je dan ook gelijk zien en bespreken wat iemands aandeel is van het behalen van de doelen. Dit geeft natuurlijk ook gelijk aan hoezeer je iemand daarmee waardeert.

6. Onzekerheid over de toekomst van je baan

Dit is iets wat je vaak ziet als er iets binnen de organisatie speelt zoals een reorganisatie of als iemand nog relatief kort in dienst is. Onze tip is: geef bij iemand, die kort in dienst is aan wat je van diegene verwacht, welke rol de medewerker heeft en schep duidelijkheid op basis waarvan zijn/haar contact zal worden verlengd. Maak ook hier vaste doelen van. Je zal zien dat ze hier hard hun best voor doen, omdat er ook een beloning en waardering voor staan. Dus maak het concreet. In geval van bijvoorbeeld een reorganisatie kun je het beste een ieder informeren waarom er wordt gereorganiseerd. Wat is het doel hiervan en hoe kan iemand aan dit nieuwe doel zijn/haar bijdrage leveren. Ook is het goed om de KPI's van je team/afdeling in kaart te hebben. Wat heb je behaald en wat is jullie belang en toegevoegde waarde voor de organisatie.

Maak een anti werkstress plan

Zet nu deze informatie om in een anti werkstress plan. Schrijf op een A4-tja hoe jullie met elkaar de stress willen gaan verminderen. Stel doelen en maak ze meetbaar. Vraag een ieder hoe en op welke manier ze nu stress ervaren. Zet je plan in werking en meet dit een kwartaal later nogmaals. Leer van waar het nog niet goed gaat en hou vast aan wat men prettig vindt. Je zult zien dat men efficiënter wordt en het verzuim naar beneden gaat. Ja het kost tijd maar het levert veel meer tijd op.

11-2023 TNO: Burn-out gerelateerde klachten opnieuw gestegen

In 2022 hebben 1,6 miljoen werknemers last van burn-out gerelateerde klachten. Dit aantal is gestegen ten opzichte van 2021, toen hadden nog 1,3 miljoen werknemers hiermee te maken. Bij burn-out gerelateerde klachten is sprake van emotionele uitputting door het werk, en dit kan op termijn ernstige gevolgen hebben voor werknemers en organisaties.

lees het volledige artikel op TNO