In de snelle wereld van vandaag is tijd een kostbaar goed. Als gevolg hiervan worstelen veel mensen met het effectief beheren van hun tijd, zowel in hun persoonlijke als professionele leven. Dit kan leiden tot verhoogde stress, verminderde productiviteit en zelfs ziekteverzuim. Met de juiste Time Management strategieën kunnen werknemers echter gelukkiger, productiever en gezonder worden, terwijl bedrijven kunnen profiteren van waardevolle inzichten in hoe hun teams hun tijd besteden.
Even de feiten waarom dit meer aandacht verdient.
CBS: In 2022 is het ziekte verlof gestegen naar een gemiddelde van 5,6%. In 2021 was dit nog 4,8%. Bij deze stijging komen we uit op een kostenpost voor de BV Nedeland van 21 miljard.
Een kleine 20% hiervan heeft ten grondslag mentale klachten uit de werkomgeving waarbij werkdruk voor een groot deel de veroorzaker is. Dit verzuim duurt daarbij ook nog eens veelal langer dan het overige verzuim en heeft dus direct meer impact op de organisatie. Neem hierbij de krapte op de arbeidsmarkt en dan zie je de druk toenemen op rest van de organisatie wat leidt tot nog meer uitval. Ongeveer 70% van de werkgevers maakt zich hier dan ook zorgen over.
Tijd om hier grip op te krijgen.
Weet u wat uw medewerkers precies doen en hoelang ze hier over doen? Het gros van de werknemers geeft aan hier geen inzicht in te hebben en als ze het al denken te hebben dan blijkt vaak dat dit niet accuraat is. Veel organisaties houden niet bij hoelang en waarmee medewekers mee bezig zijn. En als er al tijd wordt geschreven gebeurd dit vaak achteraf dagelijks of wekelijks. Denk nu eens na wat u gisteren om 11:30 deed en hoe lang u hierover deed. Lukt dit nog? Oké dan vorige week woensdag om 14:30? U ziet al direct hoe groot de afwijking zal zijn bij uw medewerkers.
Past u al Time Management toe binnen de organisatie?
U heeft vast al van Time Management gehoord. Misschien een cursus gevolgd of een boek over gelezen. Vol energie eraan begonnen en al snel zwakte het weer af en was de RatRace weer begonnen. Wat een gedoe toch? Het doorbreken van een gewoonte, een huidige manier van werken is ook lastig en zal enige tijd duren. Maar na verloop van tijd voelt u de rust, krijgt u inzichten en kunt u meer werk verzetten dan u gedacht had. En doe dit met het hele bedrijf en u zult zien dat de rust weer wederkeert, verzuim lager wordt en jullie nieuwe inzichten krijgen om de organisatie beter te sturen.
Time Management hoe te beginnen?
Identificeer uw prioriteiten
De eerste stap in effectief Time Management is het identificeren van uw prioriteiten. Dit betekent de tijd nemen om uw doelen te evalueren en te bepalen welke taken het belangrijkst zijn om ze te bereiken. Hiervoor kunt u bijvoorbeeld de Eisenhower Matrix gebruiken. Denk ook eens na over de vraag: “Wat gebeurd er als ik het niet doe?” Het help echt bij de vraag: “Wat is er echt belangrijk?”. Zodra u een duidelijk inzicht hebt in uw prioriteiten, kunt u een plan maken voor het toewijzen van uw tijd. Lees ook eens onze white paper: Hoe zet je eenvoudig een project op?
Gebruik technologie in uw voordeel
In het huidige digitale tijdperk zijn er talloze tools en apps beschikbaar om u te helpen uw tijd effectiever te beheren. Van projectmanagementsoftware tot takenlijsten en agenda’s. Time Management oplossingen houden zich overigens vooral bezig met tijdschrijven en zijn vaak geen Time Management oplossingen. Technologie kan een waardevolle aanwinst zijn om u op het goede spoor te zetten en georganiseerd te houden. Neem echt even de tijd om te onderzoeken wat het best bij uw organisatie past. Sommige oplossingen zijn zo complex of uitgebreid dat u bijna een expert moet zijn om het goed te kunnen inrichten.
Vermijd multitasking
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is multitasking geen effectieve manier om uw tijd te beheren. Studies hebben zelfs aangetoond dat het proberen om meerdere taken tegelijk uit te voeren de productiviteit kan verlagen en het stressniveau kan verhogen. Concentreer je in plaats daarvan op één taak tegelijk en geef het je volledige aandacht voordat je doorgaat naar de volgende.
Neem pauzes
Hoewel het misschien contra-intuïtief lijkt, kan het nemen van pauzes uw productiviteit verbeteren en u helpen uw tijd effectiever toe te passen. Door regelmatig pauzes te nemen, kun u uw hersenen opladen en met hernieuwde focus en energie weer aan het werk gaan.
Stel realistische verwachtingen in
Tot slot is het belangrijk om realistische verwachtingen te stellen voor uzelf en uw team. Zet uzelf niet te veel in of verwacht niet te veel van anderen, want dit kan leiden tot burn-out en verminderde productiviteit. Richt je in plaats daarvan op het stellen van haalbare doelen en het vieren van de successen onderweg. Het voelt veel beter om successen te vieren en taken uit te breiden dan te falen en taken uit te stellen.
Door deze Time Management strategieën te implementeren, kunt u een productievere en gezondere werkplek voor uzelf en uw team creëren. Met waardevolle inzichten die zijn opgedaan met Time Management, kunt u ook een beter inzicht krijgen in hoe uw team hun tijd besteedt en verbeterpunten identificeren. Dus waarom wachten? Begin vandaag nog met het effectiever beheren van uw tijd en pluk de vruchten van een gelukkigere, gezondere en productievere werkplek.
Kijk ook gerust eens naar de onderstaande onderwerpen voor meer inzichten.
- Hoe zet je eenvoudig een project op?
- Verminder escalaties;
- Verbeter je focus met de Eisenhower methode;
- Werkstress verminderen;
- Hoe bouw je de perfecte taak / werkomschrijving?
Of neem deel aan ons gratis 90 dagen improvement programma!
