Van doel naar plan met acties: deel 2 plan maken

Een doel zonder een plan is slechts een wens - Antoine de Saint-Exupéry

Plan maken

Nu dat je zuiver hebt wat je doelen zijn (als dat nog niet zo is lees onze blog (van doel naar plan met acties: deel 1 doelen stellen) wordt het tijd om aan je plan te gaan werken. Of te wel wat moet je doen, welke stappen moet je nemen om je doel te bereiken. Als je straks onderstaande stappen hebt doorlopen heb je een plan welke de structuur en volgorde van je project bevat inclusief belangrijke mijlpalen. Dit geeft je houvast en sturing gedurende het behalen van je doel.

Download nu onze sheet van doel naar plan en overschrijf het voorbeeld in het tabblad [Details] het [Doel] met je eerder bepaalde doel.

Start je plan met je doel voor ogen

De eerste stap tot het maken van een plan is zo duidelijk mogelijk te beschrijven waar je doel uit moet bestaan. Heb je eerder je doel ‘grofweg’ beschreven nu wordt het tijd om dit in zoveel als mogelijk details te beschrijven.

It is all-in the details.

In het bepalen van onze doelen hadden we als voorbeeld: “50 tevreden klanten die een abonnement op product xyz afnemen. Het totaal aantal klanten moet gegroeid zijn met minimaal 50 nieuwe klanten die ons tevens minimaal 3 sterren geven. De omzet moet dan gegroeid zijn met 60 duizend euro.”

Dit is een prima doel echter om tot een plan te komen moeten we hier nog veel details aan toevoegen. Denk hierbij aan wat voor type klanten passen hier het beste bij:

• Welk probleem hebben deze klanten die jij gaat oplossen;
• Grote van de organisatie;
• In welke branche(s) bevinden deze organisaties zich;
• Wie of welke afdeling van deze organisaties ga jij helpen;
• Hoeveel omzet moet de organisatie hebben.

Ongeacht wat je doel is ga je in deze eerste stap zoveel als mogelijk details benoemen. Hoe gedetailleerder je dit kan maken hoe makkelijker het straks is om je doel te behalen. Zeker als je dit samen met andere personen gaat uitvoeren.

Benoem al deze details in de tabel in het tabblad [Detail] in kolom [details]. In de tabel hebben wij regels toegevoegd als voorbeeld.Deze voorbeeld regels kunt u later verwijderen.

Waarom zijn de details belangrijk?

Nu je een hele lijst van details hebt beschreven komt het punt om te beschrijven waarom deze details belangrijk zijn. Dit doe je in de kolom [detail_omschrijving]. Dit is een stap die heel vaak wordt overgeslagen. Er hangt vaak een soort van "ja das logisch toch!" aan vast, maar vergeet niet hoe logisch dit ook voor jou kan zijn dit hoeft totaal niet zo te zijn voor anderen. Daarnaast overzie jij het totale plaatje maar iemand die aan een onderdeel werkt ziet dit mogelijk helemaal niet.

• [detail]: Wij gaan probleem x bij de klant oplossen; [detail_omschrijving]: De klant is zich wel / niet van bewust dat ze dit probleem hebben. Als we dit oplossen gaan deze en deze dingen beter bij de klant wat hem dit & dit oplevert.

• [detail]: We moeten op zoek naar organisatie van 50 tot150 medewerkers; [detail_omschrijving]: Uit onderzoek bij onze bestaande klanten is naar boven gekomen dat klanten met minder dan 50 medewerkers niet het meeste uit onze oplossing halen. Dit komt omdat ze daar de tijd niet voor vrij maken. Hierdoor blijft de klant tevredenheid lager ten opzichte van grotere klanten. Klanten groter dan 150 medewerkers hebben specifieke wensen die ze noodzakelijk achten. Het past niet bij onze gedachtegoed om maatwerk te leveren. Hierdoor zien we dat klanten soms teleurgesteld raken en zich na verloop van tijd et enige regelmaat niet gehoord voelen.

Nu gaan deze voorbeelden over je doelgroep maar als je een nieuw product ontwikkel zijn details net zo belangrijk. Denk maar eens aan waarom moet er een bepaald type kabel aan je product zitten in plaats van moet aangesloten worden op netstroom. Zijn er verplichte richtlijnen waar je aan moet voldoen. Hebben de klanten al de kabels of ga je deze meeleveren?

Subdoelen (Details groeperen)

Nu je een ‘grove’ opzet hebt van wat er moet gebeuren is de volgende stap na te denken over wat zijn de stappen die er genomen moeten worden om je doel te behalen. Kijk nu goed naar alle details die je beschreven hebt. Probeer nu deze details te groeperen in subdoelen: Welke details horen dan bij elkaar. Stel je doel is een nieuwe type fiets te ontwikkelen. Welke van je beschreven details horen dan bij:

• het voorwiel;
• het achterwiel;
• het frame;
• de aandrijving;
• ...

Een andere insteek die we ook vaak zien is dat de detail worden gegroepeerd per afdelingen. Echter een afdeling is op zich geen subdoel.  Dus al lijkt dit soms een logische methode het is vaak verstandiger om verschillende afdelingen gezamenlijk aan een subdoel te laten werken. Dit zorgt voor een diversiteit van inzichten. Schrijf nu bij iedere regel in de tabel, de bijbehorende subgroep. Vul dit in kolom [subdoel]. Zorg ervoor dat ieder detail wordt toegewezen aan een subdoel.  Mocht dit nu niet lukken dan maak je een subdoel overige zaken aan. Probeer wel het aantal details dat hierin terecht komt echt te minimaliseren.

Tip: neem als vuistregel dat een subdoel uit minimaal 3 details en maximaal 15 details moet bestaan. Een en ander is afhankelijk van de grote van je einddoel.

Nu je alle subdoelen hebt gedefinieerd moet er voor dit stuk alleen nog de volgorde van deze subdoelen bepaald worden. Als u gebruik maakt van onze sheet dan kunt u deze eenvoudig invullen in het tabblad [Subdoelen]. Klik eerst tabel met de rechtermuis en klik op [vernieuwen]. Alle subdoelen die u heeft ingevoerd worden nu getoond. U kunt nu eenvoudig achter het subdoel de volgorde aangeven. Dit zorgt er gelijk voor dat dit ook gevuld wordt op het [Detail] tabblad in de kolommen [volgorde_subdoel] en [subdoel_volgorde].

U heeft nu al uw subdoelen en de daarbijbehorende volgorde ervan vastgelegd.

‍

Mijlpalen

Mijlpalen passen we toe in ons plan ter borging van een project. Is iedereen het er mee eens wat we aan het doen zijn en hoe we het gedaan hebben? Het zijn zeker momenten om te vieren indien alle lichten op groen staan en we zo weer een stapje dichter zijn bij ons uiteindelijke doel.

Als algemene richtlijn geldt dat het hebben van 3 tot 5 mijlpalen voor een middelgroot project vaak een goed uitgangspunt is. Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat elke mijlpaal een belangrijke prestatie of beslissingspunt vertegenwoordigt dat bijdraagt aan het algehele succes van het plan. Een veel geziene ‘fout’ is dat een plan heel veel mijlpalen heeft, tot wel tientallen. Probeer dit echt te vermelden en maak daar eerder een meet of evaluatie punten van.

Hoe bepaal je nu welke werkzaamheden er binnen een mijlpaal past. Kijk nu wederom naar alle details die je hebt beschreven. Bepaal per detail of:

• Deze kritiek is; hiermee bedoelen we dat als dit niet op een bepaald moment afgerond is dat je niet aan andere details kan beginnen. Dit kan een goedkeuring betreffen van iets wat is gerealiseerd;
• Het een keuzemoment oplevert; Hierbij kan je denken aan een keuze tussen verschillende logo’s, ontwerp van je nieuwe product, of bijvoorbeeld budget goedkeuring.
• Een belangrijk moment is. Hierbij kun je denken aan het lanceren van een (product) website. De eerste versie van een product.
• Evaluatie: Indien er een repeterend proces is dan is het slim om dit op te nemen in de details. Zodat je kan evalueren nadat er x procent van het repeterend werk ook daadwerkelijk is gedaan.

Vul dit in de kolom [type] op het tabblad [Details].

Tijd om de mijlpaal volorder vast te gaan leggen. Dit doen wedoor te kijken naar alle details waar nu iets is ingevuld in de kolom [type]. Op basis hiervan gaan we nu mijlpalen maken. Dit kan je eenvoudig doen door inde kolom [mijlpaal_nummer] een corresponderende mijnpaal nummer in te voeren. Je bepaalt dus ook gelijk de uitvoer volgorder hier. Voordat je een nieuw nummer invult denk dan even goed na of deze niet behoord bij een eerder ingevulde mijlpaal nummer. Is dit het geval vul dan hetzelfde mijlpaal nummer in deze kolom in.

Heb je dit gedaan voor alle details waar iets is ingevuld in de kolom [type] dan gaan we naar de laatste stap van het creëren van de mijlpalen: Het toewijzen van de overige details aan de nu gemaakte mijlpalen.

Doorloop nu alle details die nog niet gekoppeld zijn aan een mijlpaal en bedenk bij welke mijlpaal deze het beste past. Is dit duidelijk vul dit dan in de kolom [mijlpaal_nummer]. Als je dit gedaan hebt voor alle regels is voor iedere mijlpaal duidelijk welke details uitgevoerd moeten worden.

Zoals je misschien wel gezien hebt kunnen mijlpalen dus helemaal los staan van subdoelen. Ze worden bepaald door de details die we hebben toegewezen aan een mijlpaal. Vaak zien we wel dat zo’n detail ook het einde van een subdoel is. Echter dit hoeft dus niet.

Het Plan

We hebben al het voorwerk gedaan en hierdoor staat nu de structuur van je plan. De subdoelen en de mijlpalen zijn bekend. Hiermee kan nu je uitvoeringsplan gemaakt worden. Aan dit plan verbinden we in eerste instantie nog geen planning. Wel gaan we nu de volgorde van de details invoeren. Als je gebruik maakt van onze sheet doe dit dan in kolom [volgorde_uitvoer]. Vul hier gewoon voor iedere detail het nummer van de volgorde in.

Al het werk om een goed plan te creëren is nu gedaan. In het tabblad [Mijlpalen] zie je nu:

• een overzicht van alle werkzaamheden die er moet gebeuren;
• de verschillende mijlpalen waarbij de 'stuurgoep' bij elkaar moet komen
• de werkzaamheden die worden verwacht binnen een mijlpaal

Dit alles geeft jou en je team goed inzicht wat er verwacht wordt om het doel te behalen. De laatste stap als iedereen hierover consensus heeft is het maken van een daadwerkelijke planning. Dus hoeveel tijd denken we over ieder detail te gaan doen in combinatie met wanneer kunnen we deze tijd besteden.